Como a Vector resolve a implantação do Prontuário Eletrônico

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Implantar um prontuário eletrônico é uma atitude que leva a atingir processos de trabalho eficientes, agilizando a entrega de medicamentos, a realização de exames e o acesso aos laudos e demais informações, além de manter uma documentação clara e objetiva sobre a história clínica do paciente.

O nosso prontuário foi concebido com duas premissas: facilitar o registro clínico e  realização dos pedidos médicos e a geração automatizada de faturamento.

Para isso, criamos alguns facilitadores:

  • Visualização das evoluções multiprofissional em ordem cronológica

  • Registro de evoluções a partir de padrões pré-definidos

  • Fichas personalizáveis com opção de inserção de imagens (copia-cola)

  • Receituários padrão

  • Kits de prescrição (exames, medicamentos)

  • Consulta de laudos

  • Integração com PACs, com visualizador DICOM integrado

  • Alertas de alergias e interações medicamentosas

  • Impressão de guias TISS para solicitação de exames externos

  • Integração com os demais módulos, agilizando os processos e diminuindo o uso de papel

  • Parametrização de taxas automáticas geradas a partir do registro clínico ou prescrição

  • Totalmente integrado com os outros módulo do SIGHVector (Farmácia, Exames, Central de Guias, Faturamento, …) permite o aumento da produtividade hospitalar eliminando processos e papéis desnecessários

Conheça mais sobre o Prontuário Eletrônico da Vector aqui

Saiba porque... hospitais trocam seu sistema de gestão hospitalar

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Apesar de parecer um tema intocável e impensável, temos experimentado de forma sistêmica hospitais substituírem suas plataformas inflexíveis, genéricas e extremamente caras na manutenção por soluções personalizadas em conformidade com as melhores práticas operacionais e administrativas de cada hospital.

Observando e aprendendo com nossos clientes nos transformamos. Hoje somos reconhecidos como uma empresa com foco em soluções e não “vendedora" de pacote de software. Encaramos tecnologia de forma inversa ou seja, processos em primeiro lugar, seguido de pessoas e aí sim, tecnologia aplicada ao negócio.

Empresas tradicionais apenas entregam o "pacote de software" e não dedicam atenção aos seus usuários na confecção de processos nem na sua capacitação. Não acreditamos nesse modelo !

Acreditamos que processos bem desenhados e pessoas bem treinadas tornam se gestores de processos. Nós da Vector, nos preocupamos prioritariamente em criar uma "cultura de gestão de processos” para aí sim, aplicar nossa tecnologia para facilitar e otimizar o dia a dia dos usuários. Essa é nossa vocação !

Nossos 22 anos de experiência, nos ensinou que o sucesso dá-se pelo foco em resultados somado ao foco no cliente, nessa ordem:

A) processos bem desenhados;

B) pessoas bem treinadas;

C) tecnologia adaptada a realidade de cada hospital.

 

Consulte nossos especialistas em soluções. Nossa vida, nossa experiência, foi pautada exclusivamente em atender e desenvolver soluções para cada cliente - do jeito que cada um necessita.

Gestão de Leitos: Melhorar a ocupação e aumentar a receita

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Um dos fatores que pode acabar com a rentabilidade hospitalar é a baixa ocupação.

Como existe um conjunto de custos fixos que representam boa parte do custo da conta, mesmo se houver boas margens de lucro, essa receita extra perde-se quando há muita ociosidade dos leitos.

E em muitas situações até existe a demanda de pacientes, porém por falta de gestão, há uma demora muito grande na re-ocupação do leito após alta, seja por um processo demorado de limpeza, seja por simples falta de comunicação entre os setores.

Outro fator importante, é a permanência do paciente no leito sem a devida autorização de cobrança (seja SUS ou convênios) que, além de não gerar receita, mantém a geração dos custos.

Para facilitar essas gestão, o SIGHVector conta com várias ferramentas para auxiliar a gestão de leitos, entre elas:

  • Controle visual dos leitos e situações (livre, ocupado, limpeza, manutenção, ….)

  • Reserva de leitos

  • Previsão de altas

  • Alertas de pacientes internados mais dias que previsto

  • Vencimentos das guias de diárias

  • Controle de tempo de limpeza e liberação do leito

  • Controle de visitantes

  • Estatísticas de entradas, altas, óbitos, transferências, paciente/dia, média de permanência. percentual de ocupação, etc.

 

Saiba mais:

Módulo de Internação: aqui 

Outros produtos do SIGHVector: aqui

Glosas: gerenciar bem para não perder dinheiro

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As glosas sempre figuraram como uma grande dor de cabeça para os gestores hospitalares.

Basicamente elas se dividem em 3 tipos:

  • Técnicas:  exames ou procedimentos desnecessários são realizados sem a possibilidade de cobrança,
  • Administrativas: quando há erro no faturamento
  • Sem motivo (ou lineares): com as quais os convênios simplesmente resolvem seu problema de fluxo de caixa (passando-o para os hospitais).

Esse corte do faturamento pode fazer desaparecer todo o resultado do esforço da melhoria de processos e redução de custos.

Muitos gestores, acertadamente, focam esforços na diminuição de ocorrência de glosas e até obtém resultados consideráveis.

Porém as glosas são inevitáveis e desprezá-las faz com que parte importante do dinheiro que é de direito do hospital não chegue aos seus cofres.

Como o volume de informações a ser tratado é grande, muitos gestores se questionam vale a pena investir no setor de recursos de glosas, pois supõem que o valor recuperado seja menor do que o gasto com e equipe. Acontece que os valores recuperados podem chegar de 5 a 50 vezes o custo com os funcionários empenhados para essa tarefa.

Ignorar esse processo é deixar de contar com uma receita certa para o fluxo de caixa, atualmente cada vez mais apertado.

Para ajudar nessa tarefa, a SIGHVector conta com alguns recursos que facilitam muito o trabalho:

  • Importação do arquivo de retorno dos convênios

  • Facilidade para localização das contas por vários filtros

  • Classificação das glosas de acordo com os padrões da ANS

  • Facilidade para montagem dos recursos de glosas, que podem ser feitos via arquivos padrão TISS

  • Módulo de gerenciamento de recebimento e glosas que permite visão rápida e dinâmica das contas enviadas, recebidas, em análise, em recurso ou glosadas (perdidas)

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Saiba mais:

Módulo de Faturamento: aqui 

Outros produtos do SIGHVector: aqui 

Planejamento Orçamentário

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A confecção e acompanhamento do Planejamento Orçamentário é uma das mais importantes ferramentas de gestão de qualquer empresa, pois permite visualizar o comportamento financeiro futuro, direcionar recursos nas áreas operacionais e planejar investimentos com mais segurança.

Basicamente ele é dividido em duas partes:

1) Gestão operacional:

  • O aumento ou redução de quadro de pessoal para atender a demanda estipulada no plano estratégico, bem como os reajustes salariais.

  • Comportamento das receitas considerando a produção atual e a futura, o ticket médio e novas fontes de renda.

  • De que maneira os custos e despesas acompanharão este movimento.

  • Quanto a produção deverá ser afetada para atingir os objetivos.

A partir da análise das informações operacionais e seus resultados, é possível fazer um estudo sobre os investimentos necessários e o retorno esperado.

2) Investimentos:

  • Bens: equipamentos que deverão ser adquiridos para atingir os objetivos.

  • Obras: construções ou reformas para adaptar a estrutura física.

  • Treinamentos: capacitação do pessoal para as novas demandas.

  • Comunicação: interna e externa, como propagandas, campanhas, etc.

  • E outros tipos que sejam necessários, como p.ex. consultorias.

Para cada investimento proposto deverá ser feito um estudo de viabilidade para mensurar o retorno esperado e o tempo para obtê-lo.

Além do auxiliar o planejamento institucional, o plano orçamentário ajuda os coordenadores das áreas a entender os diretrizes da administração permitindo que eles trabalhem com objetivos bem definidos e foquem no resultado esperado.

Após o Orçamento ser elaborado e aprovado, deve ser feito o acompanhamento mensal da produção, receitas e despesas realizadas comparando com as orçadas.

Esta simples comparação permitirá identificar se tudo está indo como planejado e caso não esteja, tomar as providências necessárias para alinhar os processos à nova realidade.

Enfim, o Planejamento Orçamentário auxiliará a guiar e direcionar os recursos para que os objetivos estratégicos sejam atingidos com sucesso.

Conheça nosso módulo de Orçamento aqui. Ele tem as ferramentas necessárias para facilitar esse trabalho.

Farmácia: local para ganhar ou perder muito dinheiro

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Aumente o lucro implantando controles eficientes

Não é novidade que uma das únicas fontes de renda para os hospitais está na farmácia.

E parece que a briga entre operadoras e prestadores em relação a baixa remuneração dos serviços contra o alto lucro dos materiais e medicamentos não chegará a uma conclusão rapidamente.

Sendo assim, os hospitais devem focar esforços para gerenciar muito bem o dinheiro aplicado nos estoques para que as margens obtidas permitam a manutenção saudável do negócio.

Por outro lado os suprimentos mal geridos podem levar a enormes perdas, seja por vencimento de itens, por desvios ou a simples falta de faturamento.

Basicamente o controle eficiente deve envolver as seguintes áreas:

  • Farmácia
    • Registro preciso de todas as movimentações de entrada, saídas e transferências de itens, utilizando código de barras e identificando corretamente paciente e centro de custos, permitindo a rastreabilidade total dos lançamentos
    • Controle de saldos por lote / validade - gestão dos itens a vencer
    • Acompanhamento dos níveis de estoque com planejamento de pedidos - para obter preços melhores de compra
  •  Compras
    • Geração automatizada do pedido de reposição, utilizando metodologias testadas
    • Controle rigoroso de requisições, planilhas e ordens de compras - com níveis de autorização
    • Cotações automatizadas e transparentes
    • Follow up de entregas
  • Faturamento
    • Lançamento automatizado de itens (a partir da movimentação da farmácia)
    • Atualização automática de tabelas de preços
    • Controles efetivos de rentabilidade

Tudo isso se torna mais simples usando ferramentas de apoio para informatizar esses processos que, é claro, precisam ser definidos de maneira simples para que possam ser executados tranquilamente pelas equipes.

 

Saiba mais sobre:

  • Gestão de Estoque e Farmácia aqui
  • Gestão de Compras aqui
  • Gestão de Faturamento aqui
     

Automação do faturamento em sistemas hospitalares

 
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A implantação de um sistema hospitalar totalmente integrado permite que se faça a automação de diversos lançamentos para a geração do faturamento.

Cada ação de usuário que é realizada no diversos setores da atendimento podem ser parametrizada para gerar as cobranças de forma automática, reduzindo o tempo e o trabalho para a montagem das contas e diminuindo perdas por falta de lançamentos.

Dentre as diversas possibilidades de cobranças automáticas podemos citar:

  • Dispensação da farmácia
  • Diárias
  • Exames
  • Cirurgias
  • Plantões
  • Visitas da equipe multidisciplinar
  • Procedimentos realizados
  • Etc

Além de proporcionar agilidade e segurança, a automatização do faturamento permite a visualização diária da produção gerada, dando ferramentas para o gestor acompanhar a evolução das receitas e o atingimento de metas.

Saiba mais sobre como um sistema hospitalar integrado pode ajudar na gestão aqui

 

Custos por Procedimento para melhor gestão hospitalar

Nossa experiência prática de mais de 20 anos, nos mostra que a classificação e apropriação incorreta de custos e despesas, afeta significativamente a margem de contribuição associada a procedimentos de qualquer natureza. São centros de custo criados sem critério, rateios imprecisos, plano de contas inconsistentes. Como consequência, a falta de integridade nos dados compromete a geração e principalmente a análise dos resultados financeiros do hospital.

Uma ferramenta bem implantada de custos por procedimento leva a uma mudança radical na maneira de enxergar a gestão hospitalar.

Com ela é possível visualizar a rentabilidade de cada atendimento realizado na instituição e também agrupar essas informações por procedimento, convênio, médico, especialidade , CID, procedência, etc, permitindo entender o resultado da operação por qualquer um desses vetores.

Perguntas antes complexas de responder como

  • Esse convênio é interessante para o hospital ?
  • De que maneira o médico X contribui para nossa rentabilidade ?
  • Em quais procedimentos temos mais lucro ?

tornam-se facilmente respondidas utilizando essa metodologia de análise dos dados.

 

Dentre os muitos benefícios gerados, podemos citar:

  • Melhoria da visão gerencial geral.
  • Visualização de custos, receitas e rentabilidades de cada procedimento, incluindo visões por convênio, médico, especialidade, etc.
  • Criação base de informações para definição de perfil assistencial.
  • Melhoria dos processos operacionais.
  • Fornecimento de ferramentas para revisar protocolos médicos.
  • Identificação dos procedimentos mais e menos rentáveis.
  • Criação de base para formação de preços e para formatação de novos produtos e pacotes.
  • Criação de base para negociação de reajustes com convênios.

Saiba mais sobre Custo por Procedimentos aqui